AI automatizace pro malé firmy: 10 procesů, které se vyplatí zautomatizovat

Odpovědi na stav objednávky a dostupnost

Chatbot na webu nebo v Messengeru odpoví na otázky, které vám chodí každý den: kde je objednávka, jestli je zboží skladem, kolik stojí doprava, dokdy lze zboží vrátit. Pokud má přístup k údajům o objednávce, odpoví konkrétně – číslem zásilky a datem, ne odkazem na obchodní podmínky.

Připravit potřebujete jeden kanál, na kterém vám lidé píšou nejvíc, a seznam 10–20 otázek, které se opakují. Nevymýšlejte je: přepište je z chatu a z e-mailů za poslední měsíc i s odpověďmi, které jste tehdy opravdu poslali.

Limit: bot je přesně tak spolehlivý jako údaje, ze kterých čte. Pokud stav skladu přepisuje člověk jednou týdně do tabulky, bude bot lhát stejně jako dosud, jen rychleji.

První odpověď na poptávku a její zatřídění podle služby

Automatizace potvrdí přijetí poptávky z formuláře i z e-mailu, přiřadí jí službu, které se týká, a pošle ji tomu, kdo ji řeší. Zákazník má potvrzení hned a vy máte ve schránce roztříděná vlákna místo jedné hromady, ve které se poptávka na střechu míchá s fakturou od dodavatele.

Připravit potřebujete jednu e-mailovou schránku, do které všechno chodí, a seznam služeb, podle kterých třídíte – zpravidla tří až pěti. Ke každé napište jednu větu, podle čeho ji v textu poznáte.

Limit: první odpověď je potvrzení, ne nabídka. Cenu posílá člověk, protože automat nerozezná, co z poptávky je zadání a co je jen přání.

Vystavení a odeslání faktury po zaplacení

Po zaplacení objednávky vznikne faktura ve vašem fakturačním systému, odejde zákazníkovi e-mailem a uloží se tam, kde ji účetní stejně hledá. Toutéž cestou se dá řešit zálohová faktura i upomínka po splatnosti.

Připravit potřebujete jeden fakturační systém s API a v něm hotové číselné řady, texty faktury a sazby DPH. Pokud fakturujete ve dvou systémech najednou, jeden z nich nejdřív zrušte – jinak zautomatizujete nepořádek.

Limit: automat nerozhodne o dobropisu ani o opravě špatně zadané objednávky. To zůstává na vás a na účetní.

Produktové popisy a alt texty z parametrů

Z parametrů produktu – rozměr, materiál, pražení, gramáž – vznikne první verze popisu, krátký text do výpisu kategorie a alt text k fotografii. U katalogu se stovkami položek je to rozdíl mezi „jednou to dopíšeme“ a katalogem, který má co nabídnout vyhledávači. Jak vypadá katalog s poctivě vyplněnými parametry, si můžete prohlédnout v e-shopu LACAVA v odkazech pod článkem.

Připravit potřebujete parametry jedné kategorie na zkoušku, vyplněné a bez překlepů, a k tomu dva nebo tři popisy, které považujete za vzorové. Podle nich se nastaví délka, tón a to, co se v popisu nesmí objevit.

Limit: popis vzniká z parametrů, takže chybný parametr se změní v sebevědomou větu, která není pravda. První kategorii si proto přečtěte celou.

Upozornění na nízké zásoby a objednávka u dodavatele

Když množství klesne pod hranici, kterou jste určili, přijde upozornění a s ním připravená objednávka pro dodavatele – s položkami, množstvím a dodací adresou. Vy ji odešlete, nebo neodešlete.

Připravit potřebujete jednu skladovou evidenci, které věříte, a u každého produktu minimální množství. Bez téhle hranice nemá automat co hlídat a upozornění budou buď zbytečná, nebo pozdní.

Limit: sezonu, akci ani jednorázovou velkoobchodní objednávku systém nepředvídá. Hranice si po první sezoně přepočítejte.

Odpovědi na recenze a zprávy na sociálních sítích

Ke každé nové recenzi a zprávě připraví automatizace návrh odpovědi v tónu, na jaký jsou vaši zákazníci zvyklí, a pošle vám ho ke schválení. Vy ho opravíte a odešlete. V praxi je to rozdíl mezi odpovědí dnes a odpovědí nikdy.

Připravit potřebujete profil na Google a profil na síti, na které opravdu jste, plus tři vzorové odpovědi: na pochvalu, na stížnost a na dotaz. Z nich se učí tón, ne obsah.

Limit: odpověď na negativní recenzi odesílá člověk. Automaticky odeslaná omluvná věta bez znalosti případu může situaci jenom zhoršit.

Přepis hovorů a schůzek do úkolů

Z nahrávky hovoru nebo online schůzky vznikne přepis, krátké shrnutí a seznam úkolů se jmény a termíny. Místo poznámek na papíře máte v systému položky, které jde odškrtnout a které si na příští schůzce můžete otevřít.

Připravit potřebujete jedno místo, kde nahrávky vznikají, a jeden seznam úkolů, do kterého se zapisuje. A souhlas druhé strany s nahráváním – bez něj se hovor nenahrává.

Limit: přepis zachytí, co zaznělo, ne to, co jste mysleli. Úkoly si projděte hned po schůzce, dokud máte kontext v hlavě.

Pravidelný report prodeje a nákladů

Jednou týdně nebo jednou měsíčně přijde do e-mailu přehled: tržby, počet objednávek, nejprodávanější položky, výdaje na reklamu a změna oproti minulému období. Report vznikne i v týdnu, kdy na něj nikdo nemá čas – a právě v takovém týdnu ho potřebujete nejvíc.

Připravit potřebujete jeden zdroj čísel – e-shop, nebo účetnictví, ne obojí najednou – a jeden den v týdnu, kdy má report přijít. K tomu tři čísla, která opravdu sledujete; všechno ostatní je grafika.

Limit: report ukazuje, co se stalo, ne proč. Vysvětlení najde člověk, který zná sezonu, akce i výpadek dodavatele.

Překlad obsahu e-shopu do druhého jazyka

Popisy, názvy kategorií, e-maily z objednávky a texty v košíku se přeloží najednou a s jedním slovníkem pojmů, takže „pražení“ nebo „gramáž“ znamenají na celém webu pořád totéž. U druhého jazyka je to práce, která se ručně odkládá roky.

Připravit potřebujete jeden cílový jazyk a jeden seznam firemních pojmů s tím, jak se překládají – nebo že se nepřekládají vůbec, což platí u názvů produktů a značek.

Limit: překlad prochází přes člověka, který daným jazykem opravdu mluví. Obchodní podmínky, reklamační řád a zásady ochrany osobních údajů překládá odborník, ne automat.

Rezervace termínů a připomínky před termínem

Zákazník si vybere volný termín v kalendáři, dostane potvrzení a den před termínem připomínku. Zrušený termín se uvolní ostatním sám, bez telefonátů tam a zpět – a bez prázdného okna, o kterém se dozvíte až ráno.

Připravit potřebujete jeden kalendář, který opravdu používáte, délku jednoho termínu a hodiny, ve kterých se dá objednat. K tomu pravidlo, jak daleko dopředu a dokdy před termínem jde rezervaci zrušit.

Limit: kalendář neví o zpoždění ani o zakázce, která se protáhla. Nechte mezi termíny rezervu, jinak se skluz jenom zrychlí.

10 procesů: co připravit a kde zůstává člověk

Tabulka shrnuje deset procesů výše ve stejném pořadí. Sloupec „Co připravit“ počítá jenom vstupy, které dodáváte vy – kanály, systémy a seznamy, které ve firmě buď už máte, nebo si je sepíšete za jedno odpoledne.

Pořadí je stejné jako pořadí kapitol výše. Začněte řádkem, který vás dnes stojí nejvíc hodin, ne tím, který zní nejzajímavěji.

Které procesy nechat lidem

Cenové nabídky na míru. Nabídka je rozhodnutí o marži, o riziku a o tom, jestli zakázku vůbec chcete. Automatizace může připravit podklad – položky, rozměry, předvyplněný formulář – ale číslo pod ním podepisuje člověk, který ponese následky, pokud se zakázka prodraží.

Reklamace a stížnosti. Zákazník, který reklamuje, nechce rychlou odpověď, ale odpověď od někoho, kdo s tím může něco udělat. Automaticky odeslaná reakce na reklamaci je nejlevnější způsob, jak z nepříjemnosti udělat recenzi s jednou hvězdičkou.

Právní a závazné texty. Obchodní podmínky, reklamační řád, zásady ochrany osobních údajů i smlouvy nechte na člověku, který za ně ručí. Jazykový model napíše text plynule i tehdy, když je věcně špatně, a to je u právního textu ta nejhorší možná kombinace.

Jak začít: jeden proces, ukázka zdarma, měření

Nezačínejte „AI strategií“ ani nákupem nástroje, o kterém ještě nevíte, co bude dělat. Začněte jedním procesem, který vás dnes stojí nejvíc hodin, a nechte si ho ukázat dřív, než za něj zaplatíte.

• Týden si zapisujte, co ve firmě děláte opakovaně a ručně. Stačí čárka za každý úkon a hrubý odhad, kolik minut zabral.
• Vyberte jeden proces s největším součtem minut a s pravidly, která dokážete vyslovit nahlas. Pokud se u něj musíte pokaždé rozhodovat jinak, není to ten správný první proces.
• Připravte vstupy z druhého sloupce tabulky výše. Většinou je to hodina práce, ne projekt – a je to práce, kterou za vás nikdo neudělá, protože ty údaje má jenom vaše firma.
• Nechte si udělat klikatelnou ukázku zdarma a proklikejte ji na svých reálných datech. Teprve potom se rozhodujte o rozsahu a o ceně.
• Měsíc po nasazení změřte tentýž proces: kolik úkonů prošlo bez zásahu, kolik jste museli opravit a kolik času vám zbylo. Druhý proces pouštějte až tehdy, když první běží bez dozoru.

Časté otázky